Uusi laki voimassa: Nämä 7 asiaa varmistavat etä- ja hybridikokouksesi laillisuuden

Heinäkuun alussa tuli Suomessa voimaan uusi osake- & kiinteistöyhtiö-, yhdistys- ja säätiölaki. Samalla päättyi pandemia-ajan poikkeuslaki. Uudessa laissa mahdollistettiin etäosallistuminen organisaatioiden virallisiin kokouksiin. 

Uusi laki on erittäin hyvä asia. Itseasiassa hallituksen ehdotusta muokattiin vielä eduskunnan lakivaliokunnassa etäosallistujia tukevaan suuntaan. Uuden lain myötä tuli kokousten järjestäjille myös uusia velvollisuuksia, joista pitää huolehtia, ettei vaarannan kokouksen ja päätösten laillisuutta.  

Käydään ensin läpi mitä etä- tai hybridikokouksen pitäminen oikein tarkoittaa.  

Jokaisen virallisen organisaation, niin yhdistyksen kuin yrityksenkin tulee järjestää jäsenille tai omistajille ainakin kerran vuodessa virallinen kokous. Siinä päätetään päätöksentekoelinten, esimerkiksi hallituksen kokoonpano, hyväksytään tilinpäätös ja annetaan vastuuvapaus aiemmalle hallitukselle.  

Vielä joitain vuosia sitten nämä kokoukset järjestettiin yksinomaan fyysisinä, tietyssä kokouspaikassa pidettävinä lähikokouksina. Pandemian iskiessä, etä- ja hybridikokoukset tulivat osaksi organisaatioiden arkea ja niistä tuli uusi standardi. 

Etäkokouksessa kaikki osallistujat ovat mukana kokouksessa etäyhteyden avulla. Vaikkapa kotoa tai työpaikalta, käyttäen verkossa olevaa puhelinta, tablettia tai tietokonetta. Myös puhelinsoittoyhteys on joskus tarjolla. Tyypillisesti kokouksissa käytetään etäkokouspalveluja kuten MS Teams tai Zoom palvelua, jossa on myös mukana kaksisuuntainen ääni- ja videoyhteys sekä puheenvuoropyyntö ja chat keskustelutoiminto. Ne helpottavat etäosallistumista ja kokouksen seuraamista. 

Hybridikokouksen ja etäkokouksen erona on ainoastaan se, että hybdikokouksessa osa osallistujista on läsnä kokouspaikalla ja loput osallistuvat etäyhteyden avulla. Hybridikokoukset ovat yleistyneet hurjasti viimeisen vuoden aikana, ja ennustamme että lähes kaikissa kokouksissa tulee jatkossa olemaan tarjolla etäosallistumismahdollisuus. Kun mahdollisimman moni osakas tai jäsen pääsee mukaan päätöksentekoon, myös aktiivisuus lisääntyy ja heidät saadaan sidottua tiiviimmin mukaan organisaation toimintaan, vaikkapa yrityksen seuraavaan rahoituskierrokseen. 

Huomioi nämä 7 asiaa kun järjestät hybridi- tai etäkokousta: 

1. Tee virallinen yhtiöjärjestyksen tai sääntöjen muutos 

Etäosallistumismahdollisuus viralliseen kokoukseen pitää olla mainittu yhtiöjärjestyksessä tai säännöissä. Tämä muutos pitää tehdä yhtiö- tai vuosikokouksessa. Ja rekisteröidä myös kauppa/yhdistysrekisteriin. 

2. Muista kokouskutsu 

Kun etäosallistumismahdollisuus on virallisesti päätetty ja rekisteröity, hallituksesi pitää kutsua kokous virallisesti kokoon. Kutsussa on normaalien kutsuasioiden lisäksi mainittava, että kokous pidetään etänä tai hybridimuodossa. Etäosallistujia varten kerrottaan fyysisen kokouspaikan lisäksi tai sijasta internet-sivun tai kokouspalvelun osoite, jossa kokoukseen voi osallistua. 

3. Osallistujien tunnistaminen ja äänimäärät 
Järjestäjien pitää tunnistaa kokouksen alussa osallistujat riittävän vahvasti, ja laskea äänioikeutettujen osallistujien määrät sekä äänet. Mikäli kokouksessa tulee vastaan äänestys, pitää paikalla olevien äänten määrä tarkistaa erikseen myös tässä vaiheessa.

4. Päätöksenteko äänestysten avulla 
Mikäli kokous ei pääse päätöksentekotilanteessa yksimielisyyteen, suoritetaan äänestys. Kaikilla osallistujilla pitää olla äänestysoikeus, riippumatta osallistuvatko he kokoukseen etänä tai paikanpäällä. Siksi kokouksessa tarvitaan joko reaaliaikainen verkon kautta toimiva äänestysjärjestelmä tai ennen kokousta järjestettävä kirje-/verkkopohjainen ennakkoäänestys. 

5. Ennakkoäänestys tai -vaali  

Ennakkoäänestysmahdollisuus pitää olla kirjattu yhtiöjärjestykseen tai sääntöihin. Mikäli ennakkoäänestys järjestetään, tulee osallistujille varata ennen kokousta riittävästi aikaa siihen. Ennakkoäänestyksen voi järjestää myös verkkopohjaisena, jolloin manuaalinen kirjeiden ja äänestyslippujen lähettäminen, vastaanottaminen ja laskeminen poistuu. Tämä säästää aikaa. Mikäli ennakkoäänestys toteutetaan, kokouksessa ei voida enää nostaa asialistalle uusia asioita eikä myöskään äänestysvaihtoehtoja muuttaa.  

6. Kestävätkö päätökset myöhemmän tarkastuksen? 

Mikäli kokouksessa järjestetään reaaliaikainen etä-äänestys, kykenetkö toimittamaan mahdollista tarkastusta varten todisteet kokouksen etäosallistujista (esim. pankkitunnistuksen identiteettivahvistukset ja ip-osoitteet) ja äänestysten tulokset, äänimäärät sekä ketkä äänestykseen osallistuivat? 

7. Tasa-arvoinen osallistumisoikeus 

On tärkeää tarjota tasa-arvoinen mahdollisuus osallistua kokouksen keskusteluun ja päätöksentekoon. Tämä mahdollistuu kaksisuuntaisen kokouspalvelun esimerkiksi MS TEamsin avulla, Samoin puheenvuorot, chat-kommentit tai ennakkokysymysten esittäminen kokoukselle verkon kautta ennen ja kokouksen aikana tarjoaa mahdollisuuden vaikuttaa. Nämä kaikki saat käyttöön modernin kokousjärjestelmän avulla. 

Etäkokous on laillinen ja päätösvaltainen kun edellä olevat asiat on huomioitu. Mikäli kokouksen laillisuus kiistetään myöhemmin, on vaarana että päätökset ovat laittomia ja kokous joudutaan järjestämään uudelleen. Kukapa haluaisi esimerkiksi, että päätös tilinpäätöksen hyväksymisestä, osakeannista tai hallituksen vastuuvapaudesta ei ole lainmukainen. 

Kaipaatko neuvoja tai apua onnistuneen etä- tai hybridikokouksen järjestämisessä? Varaa tästä veloitukseton palaveri Votechin toimitusjohtajan Jari Kaiteran kanssa.

On aika hämmästyttävää, että lainmuutokset etä- ja hybridikokouksista tulivat voimaan vasta 7/2022. Niiden hyödyt kun ovat todella suuret ja selvät. Kerromme niistä lisää tässä blogissamme tulevina viikkoina.  

×