Yhtiökokous tulossa? Mikset helpottaisi sitä modernien digitaalisten työkalujen avulla? Anna meidän auttaa.

Osakkeenomistajat ovat olleet erittäin tyytyväisiä mahdollisuuteen osallistua yhtiö- ja vuosikokouksiin myös etänä. Etä- ja hybridikokousten hyödyt ovat pandemia-aikana vakuuttaneet kokousten järjestäjät ja osallistujat.

Myös Suomen oikeusministeriö tunnusti tämän ja osakeyhtiölakiin valmisteltiin muutoksia, jotka ovat tulossa eduskuntaan loppukeväästä 2022.

Huhtikuussa 2021 Kauppalehdessä julkaistiin aiheesta artikkeli, jossa Pörssisäätiön toimitusjohtaja Sari Lounasmeri kertoi, kuinka monet isot yhtiöt eivät halunneet olla ensimmäisten joukossa ottamassa käyttöön uusia kokousmetodeja.

Teknologia etäyhtiökokouksiin oli jo olemassa, mutta sitä ei kuulemma ollut testattu tarpeeksi. Etä- ja hybriditoteutukset monissa yrityksissä epäilyttivät siis vielä viime vuonna.

 Nyt vuosi eteenpäin, hybridi- ja etäyhtiökokouksista on kertynyt paljon kokemuksia. Teknologia on myös kehittynyt, ja kokouksiin rekisteröityminen pankkitunnistuksella sekä etä-äänestäminen toimii tietoturvallisesti ja helposti.

Yrityksillä ei kuitenkaan ole riittävästi kokemusta tai osaamista suurten etä- tai hybridikokousten suunnittelusta ja toteutuksesta.

Hybridikokoukset ovat haastavia toteuttaa.

Vaikeuskerroin kasvaa edelleen, kun kokoukseen osallistuu satoja tai jopa tuhansia äänivaltaisia edustajia, joista osa osallistuu etänä ja osa kokouspaikalla. Osallistujien on fyysisestä sijainnistaan riippumatta pystyttävä seuraamaan kokousta ja osallistumaan siihen tasa-arvoisesti.

Striimin videokuvan ja äänentoiston tulee toimia laadukkaasti ja keskeytyksettä. Verkkolähetyksen ohjaaminen on vaativaa, kun puhujat vaihtuvat. Hybridiäänestykset, äänten laskeminen ja tarkastus vaativat omat kommervenkkinsa.

Kaikkea ei kuitenkaan onneksi tarvitse osata ja hallita itse. Yli 50 hybridi- ja etäyhtiökokoustoteutuksen kokemuksella me Votechilla olemme tarvittaessa apunanne kokouksen suunnittelussa ja toteutuksessa.

Ensimmäisiä asiakkaiden etä- ja yhtiökokouksia suunnitellessamme 2019 huomasimme nopeasti, ettei tarjolla ollut teknologia vastannut nykypäivän kokousjärjestäjän tai -osallistujan tarpeita. Päätimme kehittää käyttäjäystävällisen ja modernin suomalaisen kokousohjelmiston, jonka avulla jokainen yritys onnistuu helposti modernin yhtiökokouksen järjestämisessä.

Nyt on hybridikokousten aika.