Yhtiökokous tulossa? Mikset helpottaisi sitä modernien digitaalisten työkalujen avulla? Anna meidän auttaa.

Votech -tiimiltä löytyy kokemusta yli 50 yhtiö- ja vuosikokouksen järjestämisestä. Asiakkaitamme ovat esimerkiksi Netled Oy, Invesdor, VEO, Rakennusyhtiö Fira, Osakkeensäästäjät, Oceanwolt, Marttaliitto, OAJ, Kokoomus, Psoriasisliitto sekä Vanhustentyön Keskusliitto. Olemme toteuttaneet heille onnistuneita etä- ja hybridikokouksia.

Yhtiökokoukset ovat viimeisen parin vuoden aikana kokeneet suuren muutoksen, ja digitaalisuus on tullut osaksi kokouksia.
Osakeyhtiölaki muuttuu keväällä ja sallii myös jatkossa etä- ja hybridikokoukset. Niiden avulla yrityksesi tavoittaa isomman määrän osakkeenomistajia sekä markkinoi heille tuotteitaan ja tulevia rahoituskierroksia.

Anna meidän auttaa, buukkaa alta yhtiökokouksesi suunnitelupalaveri.

Katso alta video, jossa kerromme etä- ja hybridikokousten neljästä keskeisestä hyödystä yrityksille ja osallistujille.
Videon alta löydät testin, jolla mittaat kuinka hyvin sinulta onnistuisi modernin etä- tai hybridikokouksen toteuttaminen.
Hybridivuosikokous, Votech asiakastoteutus 2021

Millainen on moderni yhtiökokous

Osakkeenomistajat ovat olleet erittäin tyytyväisiä mahdollisuuteen osallistua yhtiö- ja vuosikokouksiin myös etänä. Etä- ja hybridikokousten hyödyt ovat pandemia-aikana vakuuttaneet kokousten järjestäjät ja osallistujat.

Myös Suomen oikeusministeriö tunnusti tämän ja osakeyhtiölakiin valmisteltiin muutoksia, jotka ovat tulossa eduskuntaan loppukeväästä 2022.

Huhtikuussa 2021 Kauppalehdessä julkaistiin aiheesta artikkeli, jossa Pörssisäätiön toimitusjohtaja Sari Lounasmeri kertoi, kuinka monet isot yhtiöt eivät halunneet olla ensimmäisten joukossa ottamassa käyttöön uusia kokousmetodeja.

Teknologia etäyhtiökokouksiin oli jo olemassa, mutta sitä ei kuulemma ollut testattu tarpeeksi. Etä- ja hybriditoteutukset monissa yrityksissä epäilyttivät siis vielä viime vuonna.

Nyt vuosi eteenpäin, hybridi- ja etäyhtiökokouksista on kertynyt paljon kokemuksia. Teknologia on myös kehittynyt, ja kokouksiin rekisteröityminen pankkitunnistuksella sekä etä-äänestäminen toimii tietoturvallisesti ja helposti.

Yrityksillä ei kuitenkaan ole riittävästi kokemusta tai osaamista suurten etä- tai hybridikokousten suunnittelusta ja toteutuksesta.

Hybridikokoukset ovat haastavia toteuttaa.

Vaikeuskerroin kasvaa edelleen, kun kokoukseen osallistuu satoja tai jopa tuhansia äänivaltaisia edustajia, joista osa osallistuu etänä ja osa kokouspaikalla. Osallistujien on fyysisestä sijainnistaan riippumatta pystyttävä seuraamaan kokousta ja osallistumaan siihen tasa-arvoisesti.

Striimin videokuvan ja äänentoiston tulee toimia laadukkaasti ja keskeytyksettä. Verkkolähetyksen ohjaaminen on vaativaa, kun puhujat vaihtuvat. Hybridiäänestykset, äänten laskeminen ja tarkastus vaativat omat kommervenkkinsa.

Kaikkea ei kuitenkaan onneksi tarvitse osata ja hallita itse. Yli 50 hybridi- ja etäyhtiökokoustoteutuksen kokemuksella me Votechilla olemme tarvittaessa apunanne kokouksen suunnittelussa ja toteutuksessa.

Ensimmäisiä asiakkaiden etä- ja yhtiökokouksia suunnitellessamme 2019 huomasimme nopeasti, ettei tarjolla ollut teknologia vastannut nykypäivän kokousjärjestäjän tai -osallistujan tarpeita. Päätimme kehittää käyttäjäystävällisen ja modernin suomalaisen kokousohjelmiston, jonka avulla jokainen yritys onnistuu helposti modernin yhtiökokouksen järjestämisessä.

Nyt on hybridikokousten aika.

Votechin tarina

Vuonna 2019 järjestimme asiakkaiden etä- ja hybridikokouksia Kasvuraketti Oy:ssä, missä Votechin CTO Rainer Leit työskenteli toimitusjohtajamme Jari Kaiteran kanssa. Hyödynsimme tuolloin yhdysvaltalaista äänestysohjelmistoa kokousten äänestyksissä, mutta huomasimme nopeasti että se ei vastannut nykypäivän tarpeita.

Päätimme kehittää modernin ja helppokäyttöisen äänestysohjelmiston, joka taipuu lähi-, etä- ja hybridikokouksien tarpeisiin.

Saimme syksyllä 2021 mukaan kokeneita sijoittajia – kiitos Ari Kaaro Seligsonista jaKirsi Suopelto Finanssiala RY:stä, Harri Suopelto Marshfieldistä sekä Tomi Salo, Osakesäästäjistä.

Kesällä 2021 koko etä- ja hybridikokousliiketoimintamme siirtyi Votech Oy:öön.

Se koostuu seitsemän hengen tiimistä, joka rakentaa Votechin liiketoimintaa ja ohjelmistoa. Softakehityspuolelta löytyy Rainerin lisäksi kaksi muuta huippusosaajaa ja me muut hoidamme asiakkuuksia, myyntiä sekä markkinointia!

Referenssit

Osa alla olevista referensseistä on kuvattu Kasvuraketti Oy:n asiakkaiden kanssa vuosina 2020 ja 2021. Kasvuraketti Oy:n liiketoiminta, asiakkaat ja asiantuntijat siirtyivät elokuussa 2021 Votechille.

Mitä haasteita teillä oli hybridikokousta suunnitellessanne?

\”Viime vuonna, kun korona tuli, moni listayhtiö sanoi, että on käytännössä mahdotonta järjestää kokousta, jossa osa on paikalla ja osa etänä. Tai sellaista, jossa kaikki ovat etänä. Me todistimme juuri, että se on täysin mahdollista ja se toimi tosi sujuvasti.\”

Victor Snellman

Suomen Osakesäästäjät ry

Tekniikkaan liittyvät asiat huolestuttivat kovasti, kun lähdimme järjestämään ensimmäistä etäyhtiökokousta. Isoin huolenaihe oli, miten saamme kaikki lakisääteiset asiat huomioitua riittävällä varmuudella. Meillä on hieman alle 170 osakasta, mutta kokous meni yllättävän hyvin ja sujuvasti ilman teknisiä ongelmia. Suosittelen Kasvurakettia / Votechia kumppaniksi etäkokousten toteuttamiseen.

Sanna Rosnell

Netled Oy

Lopettelimme juuri ensimmäisen hybridimallisen yhtiökokouksemme, jossa muutamia osakkaita oli Helsingin toimistolla ja suurin osa verkossa. Ennen kokousta mietimme miten kaikki asiat, esimerkiksi äänestykset, toimisivat, kun osakkaita on monessa maassa. Kutsut ja linkit kokoukseen tulivat hyvissä ajoin ja ohjeet olivat todella hyvät. Kaikki sujui, kuten suunniteltiin ja täällä oli tuki koko ajan paikalla. Oli sellainen olo, että olemme hyvissä käsissä. Ongelmatilanteet tuli hoidettua heti. Suosittelemme lämpimästi palveluita kaikille, jotka suunnittelevat hybridi- tai etäkokousta.

Riikka Koskenohi

Invesdor Oy

Tilaa NYT yrityksesi etä- tai hybridiyhtiökokous avaimet käteen -palveluna alkaen 2490 €.

Yhtiökokous sujuu avullamme mukavasti niin etänä, kuin hybridinä. Osa osallitujista voi olla läsnä kokouspaikalla ja osa liittyä kokoukseen etäyhteyden avulla. Votech-ohjelmiston avulla toteutat helposti myös erilaiset yhtiökokoukseen liittyvät vaalit ja äänestykset joko hybridinä tai kokonaan etänä. Myös ennakkoäänestys hoituu ongelmitta!

Suurimmat hyödyt:

Vähentää matkustusaikaa ja -kuluja (palvelu maksaa itsensä takaisin jo matkakustannusten säästöllä!)

Etä-äänestykset ja -vaalit mahdollistavat sujuvan päätöksenteon

Tulosten laskenta on automaattista, helppoa ja nopeaa

Ei huolta tekniikasta, kuvauksesta tai verkkoyhteyksistä

Ei vaadi kalliita kalustoinvestointeja

×